【PR特別講座】プレスリリースは「短く」が基本

～伝えたいことを絞る勇気がPRの質を上げる～

前回のPRコラムで「話が長い」というテーマについてお話ししました。実はこの話、PRにおいても非常に重要なポイントです。今回はその続きを、プレスリリースの観点からお話ししたいと思います。

当然のことながら、プレスリリースは短く書いて理解してもらうことが理想です。

ただ最近は、WEBメディアが主流となり、紙媒体のようなスペース制限がなくなりました。

そのため、「長いリリースでも問題ないのでは？」と考える方もいるかもしれません。

確かに、掲載スペースの制限という意味では問題ないケースもあります。

しかし、ここで忘れてはいけないのは、情報を受け取る側の視点です。

テレビ番組をイメージすると分かりやすいでしょう。

1時間のインタビューを収録しても、実際に放送されるのは30秒程度――これはよくある話です。

つまり、どれだけ多くの情報を伝えようとしても、受け手はその中から「興味のある部分だけ」を選んで受け取るのです。

これはプレスリリースでも同じです。長く書いたからといって、すべてが伝わるわけではありません。

リリースが長くなる最大の理由はシンプルです。

「伝えたいことが多すぎる」からです。

発信側としては、

「これも伝えたい」「あれも説明しないと分からない」という気持ちになるのは当然です。

しかし、受け手からすると、情報が多すぎることで何が重要なのか分からなくなるという問題が生じます。

結果として、せっかくの重要な情報ですら埋もれてしまうのです。

PRで大切なのは、伝えることよりも、何を削るかです。

• 一番伝えたいことは何か 

• 相手が興味を持つのはどこか 

これを明確にする必要があります。

理想は「1つのメッセージ」に絞ることですが、どうしても複数の要素が必要な場合でも、メインとサブを明確に分けることが重要です。

専門性が高い内容の場合、どうしても説明が増えてしまいます。これはある程度仕方のない部分です。

ただし、専門性が高いということは、伝える相手（メディア）も限られるということです。

であれば、最初から対象メディアを絞り、必要最低限の説明にとどめる方が効果的です。

ここで一つ実務的なポイントです。

最初から短く書こうとするよりも、一度しっかり長く書いてから削る方が良いと思います。

理由はシンプルで、

• 情報の整理ができる 

• 重複や無駄が見える 

• 優先順位が明確になる 

からです。

さらに最近では、ChatGPT などのAIを活用すれば、文章の要約や整理も簡単に行えます。

短く、簡潔で分かりやすい文章は、情報の受け手にとって間違いなく好まれます。

PRとは「伝えること」ですが、本質は「相手に理解してもらうこと」です。

そのためには、情報量を減らす勇気が必要です。

日頃から、「どうすれば短く伝えられるか」を意識して文章を書くことが、PRの質を高める第一歩になるでしょう。

【PRコラム】なぜあの人の挨拶は長いのか

社長という立場になったこともあり、最近はさまざまな場に参加する機会が増えました。そうした場では、自己紹介や会社の紹介を兼ねた挨拶を求められることが多くなります。

ただ、以前も書いた通り、PR会社でありながら自社のPRがあまり得意ではないという問題があり、うまく説明できずに短い挨拶で終わってしまうことも少なくありません。

特に「挨拶は1分でお願いします」と言われると、時間を守らなければという意識が強く働き、余計にコンパクトにまとめてしまいます。

一方で、他の方の挨拶を聞いていると、時間を守らない方が意外と多いと感じます。もちろん、多少長くなっても内容が面白ければ問題ありません。

ただ、実際には長い話ほどつまらない傾向があるように思います。

面白い話であれば、時間はあまり気になりません。しかし、長くて内容が薄い話は、聞いている側にとっては苦痛でしかなく、結果として印象も悪くなってしまいます。

では、なぜ話が長くなるのでしょうか。

一つは、話したいことが多すぎて整理されていないことです。あれもこれも伝えようとするうちに、話の軸がぶれてしまい、結果として長くなってしまいます。

また、無理に笑いを取ろうとしてうまくいかず、次のネタに移ることでさらに長くなるケースもあるように感じます。

私自身、学生時代に落語研究会に所属していたこともあり、「話すからには笑いを取らなければ」と勝手に思ってしまうところがあります。ただ、実際に笑いを取るというのはかなりのテクニックが必要で、簡単なことではありません。

偉そうに書いていますが、実は私自身も「話が長い」と言われることがあります。

特に自分の好きなテーマになると、つい調子に乗って話し続けてしまうことがありますし、説明をしようとすると話が長くなりがちです。

その理由を考えると、

• 自分の説明に自信がない 

• 相手が理解していないのではないかと不安になる

といった心理が働いているように思います。 

その不安を解消しようとして説明を付け加え、結果として同じことを何度も繰り返してしまう。これが話が長くなる原因です。

ただ、挨拶の場で話が長くなる人を見ていると、必ずしも同じ理由とは限らないようです。

どちらかというと、自信満々で自慢話をしているケースの方が多い印象を受けます。

長い話が好まれないことは、多くの人が理解しているはずです。それでも、こうした場では必ず数名は「長い人」がいます。

聞く側としては、どうせ長いなら、せめて面白い話か、ためになる話をしてほしいと思ってしまいます。

こうした挨拶を見ていると、伝えることの難しさを改めて感じます。そして同時に、「短く、わかりやすく伝えること」の重要性も強く感じます。

このあたりの話は、次回のPR特別講座で改めて整理してみたいと思います。

【PRおじさんのぼやき】ゴールデンウィークに出かけなくなった理由

ゴールデンウィークと聞くと、子どもの頃はとにかくうれしかった記憶があります。

学校が休みになり、「どこかに遊びに行ける」というワクワク感がありました。

ところが今となっては、年末年始や夏休みと同じく「まとまった休みが取れる期間」という認識に変わっています。

もちろん連休自体はありがたいのですが、あの頃のような高揚感は、正直あまり感じなくなりました。

若い頃は、「この休みでしかできないことをしよう」と思い、休みそのものを楽しんでいたのだと思います。

また、子どもが小さい頃は、「どこかに連れて行かないといけない」という、半ば義務感のような気持ちで出かけていたような気もします。

しかし最近では、ゴールデンウィークにわざわざ遠出をしようとは、あまり思わなくなりました。

理由はシンプルで、「とにかく混むから」です。

車で出かければ、ほぼ確実に渋滞に巻き込まれます。

ようやく目的地に着いても、今度は人、人、人。どこも行列で、入るにも待ち、食事をするにも待つ。せっかくの休みなのに、待っている時間のほうが長いのではないかと思うことすらあります。

我が家が行列や待ち時間を好まないということもありますが、それにしても最近の混雑ぶりは、ちょっと度を超えているように感じます。

そんなわけで、ここ数年はゴールデンウィークに遠出をすることはほとんどありません。

できるだけ混雑を避けて、静かに過ごすようにしています。

とはいえ、この時期ならではの楽しみがあるのも事実です。

新緑が美しく、季節の花も見ごろを迎える時期です。遠出はしなくても、近場でこの季節にしか楽しめないものを探して出かけることがあります。

実は、この「近場の穴場探し」が最近の楽しみのひとつです。

人が少なく、渋滞もなく、それでいて自然がきれいな場所を見つけると、ちょっと得をしたような気分になります。

ただ、最近はその“穴場”もなかなか見つけにくくなってきました。情報がすぐに広がる時代なので、「いい場所」はすぐに人が集まってしまいます。

さて、今年のゴールデンウィークですが、どこへ行くか、そもそも出かけるのかどうかも、まだ決まっていません。

もし都合よく、混んでいなくて、景色がよくて、気持ちよく過ごせる場所が見つかれば出かけるつもりですが、そんな都合のいい場所があるのかどうか……。

さて、今年のゴールデンウィークも、穴場を探しながら過ごすつもりです。……とはいえ、毎年のことですが、結局いい場所が見つからず、気づけば混んでいる場所に足を運んでしまい、帰り道で「やっぱりやめておけばよかった」と後悔するのがオチになりそうです。

今年こそは、そんな結末にならないことを祈りたいものです。

もしどこかおすすめの“穴場スポット”があれば、ぜひ教えてください。